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会议公司

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[导读]中国人。

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  会议公司即会议服务公司,是由具备丰富会务知识、娴熟社交技能和完备执行能力的专业人员组成的综合性会议服务机构,专门为市场提供全面的会议和活动策划、组织、统筹等执行工作,会议服务公司是包括各类会议策划、参会人员邀请组织、会务统筹安排、供应商整合和会议前后期公关实施等一系列工作的整体实施方案。

  他们居于会议服务行业的最顶端,其最大的优势在于丰富的社会资源、强大的政府公关能力和深厚的社会背景,他们的主要工作在于对会议方向选择、会议性质确定、会议的审批,他们的产品就是会议本身,通过创设各种会议,并将会议作为平台,凝结包括参会人员、重要嘉宾、会务服务公司、赞助商等在内的所有资源,促进会议的顺利进行,并从中获得包括社会声誉、行业地位和经济利益。例如,企业想在人民大会堂举办新闻发布会、专家论证会、高峰论坛等会议活动,但是需要严格的审批和周密的策划才能成功举办。

  会议服务公司也可以称之为“服务会议的公司”,它居于会议策划公司之下,是各种会议的第一协办人,无论其上游机构是会议策划公司,还是社会团体或者企业等其他机构,会议服务公司的基础工作就是就会议本身的全面统筹和配合,通过自己的专业知识和丰富的操作经验,为会议策划公司和直接客户,在策略方向、方案策划、供应商整合、议程推动、会务管理和具体实施等等方面,提供强有力的支持,使得会议最终取得圆满的成功。

  会务服务公司即为会务支持公司,它的工作在于对包括会议策划公司、会议服务公司和直接客户等在内的所有上游机构,提供单项的会务支持,如:酒店和会议中心、灯光音响设备、会议舞台搭建、鲜花服务、演艺演出等。在会议策略、整体策划、项目统筹和运营管理等方面,无法或者很难提供专业的服务,因此,在一般的排序中,它居于会议服务领域的最下层。

  以上是对会议公司本身和会议服务领域存在的机构分类的介绍,但是,处于同一级层的组织机构,他们彼此之间也有着千差万别的区别:

  有的公司服务区域可以全面覆盖一个国家,甚至可以延伸到世界其他国家和地区,而有的公司由于资源关系和业务模式等因素的限制,所能提供的服务仅能局限于一个地区或者一个城市。

  具有全面服务能力的公司,业务可能涵盖:会议策略制定、媒体公关策划、会议流程设计、全盘统筹管理等,而有的公司的服务项目只涉及其中的一个环节,如会议现场的服务,这也是竞争最为激烈的一个领域,再往下就是仅能提供具体项目的公司,如演出公司、喷绘公司、搭建公司等。

  会议规模的不同就需要具有相应规模和人员的会议服务公司的参与,当一个项目涉及到多地区同时开展时,如果会议服务公司在所有地区没有能够给予配合的分支机构或者合作方,就不可能对这种类型的会议提供可靠的服务。

  四:人员组成:这是以上三项内容的核心,不但涉及到公司规模、服务能力、业务内容和区域覆盖,更为关键的是,具有各类专业人才的公司,无论是反应速度,还是对问题考虑的全面性,都能够给客户或者上游机构充分的信心,这也是接单的关键。一个完整的、具有全面服务能力的公司,一般会由策略部门、策划部门、执行部门、行政部门、审计部门、专业技术部门和地区部门等组成。

  在很多情况下,我们常常将处于不同领域的会议服务公司混淆,这里,应该做一个简单的区分,主要体现就在业务上:

  主要业务是推广和传播,在更高的策略上为会议策划公司和其他直接客户提供服务,会议策划公司实际上是他们的客户,他们为会议策划公司推广“会议”。公关公司的经营范围一般涉及咨询诊断、上层公关、收集信息、新闻发布代理、人员培训服务等。

  主要业务是对会议本身的服务,更多地体现对会议本身的理解、对会议主旨的把握上,并在此基础上全面提供整合性的会务支持和整合服务。

  主要业务是在涉及到专业项目上的支持,如:场地搭建、灯光音响设备、视频设备、节目演出和鲜花礼品等的各种单项服务上。

  包括公司办公地点、公司人员形象、企业网站形象等等,可以比较直观地了解一个公司的基本服务能力和业务素质。

  一个公司的客户在一定程度上体现着一个公司的服务能力,如果一个公司拥有众多大型和高端客户,同时还进行着持续的服务,另外一个公司服务过的全是街边小店,没有人会相信后者会优过前者。

  规范的流程、规范的语言、规范的文本,一个系统化的服务流程通过规范化的运营管理,展现规范化的服务,并一直如此,那我们就没有理由怀疑它的体系和基本素质,只要稍加专业性知识和运营管理技能的考察,我们就可以清楚地分辨这个公司是否有能力向我们提供优质的服务。

  不同的公司有不同的业务侧重,反映在价值上就会有不同的价格表现。不同的报价服务不同的客户,除了价格之外还应有一个服务质量的考虑,性价比是决定一个服务是否被接受的关键。

  业务内容最直接的反映就在于项目内容与客户的对照中,同时了解对某一客户的服务案例中,会议公司进行了哪些服务,并以此对照客户活动的主旨和需求,就可以在充分了解一个会议公司服务能力的同时,清晰地获取他们的服务理念和业务能力。

  没有人能做所有事,关键的是他有没有能力将每一件事情都做好。一个会议公司不可能包罗万象地提供从小到大的一系列服务,但他必须具备强大的供应商整合和运营管理能力。

  8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)

  12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

  15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

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评论者:baihua [!--pltime--]
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