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办公环境管理(新)

投递时间:2019-06-24 11:50:39感谢『』投递来源:

[导读]中国人。

  办公环境管理(新)_公共/行政管理_经管营销_专业资料。办公环境管理 学习目标 1.能够设计办公室环境的格局。 2.能够维护办公室的工作环境。 3.能够改进和优化办公环境。 4.能够按照需求创建办公室环境。 一 办公室环境格局设计 任务情境 某

  办公环境管理 学习目标 1.能够设计办公室环境的格局。 2.能够维护办公室的工作环境。 3.能够改进和优化办公环境。 4.能够按照需求创建办公室环境。 一 办公室环境格局设计 任务情境 某公司准备在上海开办一个销售分公司,租用了某写字楼其 中的一层大厅,秘书小张接到了布置办公室的任务。对于一层大 厅的格局需要重点考虑的是该公司的产品需要一块两百平米的展 区,同时还要合理布置正副经理的办公区、接待区、销售部、财 务部。小张将整个一层大厅设计为当今很流行的全开放式办公室 和半开放式办公室,大厅的前半部区域用作产品展厅,大厅后半 区域作为销售分公司的办公区,每个区域都使用能站立并能够移 动的间隔物来分隔,没有门,所有人的工作都能清楚可见。 思考:这样的办公环境布局是否妥当可行? 任务一 办公室环境格局设计 一、办公室环境 办公室环境是指办公室中影响工作人员的心理、态度、 行为以及工作效率的各种因素的总和。 硬环境:建筑设计、室内空气、光线、颜色、 办公设备等 软环境:办公室的工作气氛、人员的素养、 团体凝聚力等 一 办公室环境格局设计 二、办公室布局 1.开放式办公室 一 办公室环境格局设计 (1)开放式布局的优点 ① 建筑成本的降低。 ② 空间利用率的增加。 ③ 重新布局的灵活性。 ④ 易于沟通,便于交流。 ⑤ 易于管理。 ⑥ 容易集中化服务及共享办公设备。 一 办公室环境格局设计 (2)开放式布局的缺点 ① 缺乏单独办公的机会。 ② 不容易集中精力。 ③ 很难进行机密性工作。 ④ 噪声太大。 一 办公室环境格局设计 2.封闭式办公室 一 办公室环境格局设计 (1)封闭式办公室的优点 ① 比较安全,便于锁门。 ② 可以保证工作的机密性。 ③ 易于员工集中注意力,专心致志于细致和专业的工作。 ④ 保护私人空间,易于保护隐私。 (2)封闭式办公室的缺点 ① 建筑成本高,隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修。 ② 难以监督员工的活动。 ③ 难以进行沟通。员工被分隔开,易感觉孤独。 三、办公室结构和布局需要考虑的因素 (1)职工的人数。人数多,需要的空间就大,费用也要增加。 (2)购买或租用的面积。面积越大,费用也越高,尤其是在一些 城市的中心地带,地价非常昂贵,必须仔细斟酌。 (3)机构的建制和办公空间的分类。如需要多少个部室。 (4)组织经营的性质或内容。 (5)便于部门间的工作联系,以确保科学有效地实施工作流程, 减少或避免不必要的重复与浪费。如将业务相关联、相衔接的部 门安排近邻,减少工作人员和文件流动的次数和距离。 一 办公室环境格局设计 (6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。如开放 式办公室的设计能增强人们的交流,而封闭式办公室的设计则易 于保密。 (7)走廊、楼梯、通道的宽窄要适宜畅通,符合安全需要,并安 排好公用区域。 (8)办公室随组织的发展变化也要变更,需要具有灵活性。如采 用容易站立、移动或拆除的间隔物,给办公室的设计和改变提供 更大的选择。 四、办公室布置的原则 1、有利于沟通 ? 2、便于监督 ? 3、协调、舒适 ? 二 办公室环境优化 刘经理在外面忙了整整一上午,分别与几家客户谈了新产 品分销的相关事宜,吃过了午饭,他打算回公司看看还有什么重 要的事情需要他最后拍板。刚一推开公司的门,一股刺鼻的气味 让他脸色一下子难看了起来,他忍住了没发脾气,再往前走,经 过一道回廊,以前一直亮着的灯怎么今天没亮。他把秘书小张喊 来,问他气味的事。小张解释说中午吃工作餐的时候,大家叫来 的外卖有当下最流行的地方小吃,气味虽难闻,不过味道却很好, 闻到的气味大概是这些小吃散发出来的。刘经理叫小张停下手中 其他一切事情,处理掉这难闻的气味,并叫小张把办公室的灯都 打开,今天下午先把办公室环境搞好了,再做其他的事情。 思考:公司办公室的环境都出现了哪些问题,应该如何处理? 二 办公室环境优化 一、改善办公室环境的办法 1.办公室的绿化 2. 空气的优化 (1)温度。空气温度的高低对人的舒适和健康影响很大。 办公室的温度冬天一般在20~22℃,夏季在23~25℃之 间为最宜。 (2)湿度。 (3)清洁度。 (4)流动速度。 办公室环境优化 3.光线的优化 办公室内要有适当的照明,以保护工作人员的视力 4、色调的优化 暖色调:红、橙、黄 冷色调:绿、蓝、紫 中间色:黑、白、灰 三 办公室环境维护与安全管理 秘书小张每天上班和下班前都将自己的工作区域清 洁整理得干干净净,同时她也主动清洁整理自己常用的 复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当 她看到复印纸零乱堆积,公用字典扔在窗台,废纸装满 了没人倒,她都及时做些清洁整理工作,以维护办公环 境的整洁。 秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌,常 用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等 都摆放有序。下班前也将办公桌收拾得干净整齐,从不 把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理 和维护公用区域,也常将公用资源如电话号码本、打孔 机、档案夹等锁进自己的办公桌,常常让别人找不到, 从而影响了工作。 三 办公室环境维护与安全管理 秘书小李上班匆匆忙忙,接待室的窗台布满灰尘, 办公桌上堆得满满当当,电脑键盘污迹斑斑,上司要的 文件总是东查西找,每日常用的“访客接待本”也总是 找不到。自己的办公桌都没有管理清楚,更无暇顾及他 处。 思考:上述三位秘书的办公室环境维护与管理能力如 何? 三 办公室环境维护与安全管理 一、办公室日常维护的内容 1、办公空间 2、办公桌椅 3、办公用品 4、计算机等自动化办公设备。 二、办公室的安全隐患及处理 (一)办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患; 2、光线、通风、噪音、温度、通道隐患; 3、办公家具隐患; 4、办公设备及操作隐患; 5、工作中大意造成伤害的隐患; 6、工作中大意造成泄密的隐患; 7、火灾隐患 (二).办公环境隐患检查的方法 (1)确定检查周期,定期对办公环境和办公设备进 行安全方面的检查。 (2)发现隐患,在职责范围内排除危险或减少危险。 (3)如果发现个人职权无法排除的危险,有责任和 义务报告、跟进直到解决。 ( 4)将异常情况的发现、报告、处理等过程认真 记录在本企业的“隐患记录处理表”中。 隐患记录及处理表 序号 1 时间 11月4日 隐患情况 电脑线交叉 错乱 造成隐患 原因 地表裸线 多无人处 理 隐患危害 绊倒人 处理人 工程部王 亮 采取的措 施 整理埋在 地毯下 2 3 4 5 11月11日 11月18日 11月19日 11月25日 标识牌掉落 机器卡纸 靠窗一排电 脑屏幕晃眼 周末5号文 件资料柜未 锁 固定的钉 子脱落 使用设备 操作不当 无窗帘遮 挡 负责研发 的人员外 出开会 牌子掉下 砸伤人 机器损坏 有损眼睛 失密隐患 工程部王 亮 电脑部李 华 行政主管 张强 研发部经 理王立同 重新固定 好 检修复印 机 安排窗帘 周一开会 强调 一、案例分析题 课后训练 1.姜成维进入民营公司大唐公司实习不久,办公室主任带着他到各个 部门转了一圈,姜成维发现办公室崭新,办公设备与条件也不错。但 各个部门也存在很多问题,比如,办公桌椅摆放不够美;一些公共设 备摆放不合理;办公桌上杂乱无章,尤其是女职员办公桌上还摆放着 个人DIY照片、小花盆、卡通小饰品等,把文件材料挤在一个小空间 里;窗台上布满灰尘;房檐上走廊上的角落里隐隐约约有蜘蛛网丝; 绿化植物没有好好料理。回到自己办公室后,办公室主任布置了一个 任务交给姜成维:设计一个详细可行的改善办公环境的方案。姜成维 不愧为秘书专业的高才生,充分了解公司是一个刚创办不久的民营企 业,根据对各个部门办公环境的认识与感受,结合民营企业特点及员 工素质情况,不出几天就设计了一份详细完善的办公环境改善方案。 课后训练 方案得到办公室主任的肯定,一些具体措施也得到了具体的实施,而 且效果不错。 分析讨论: (1)如果你是姜成维,你会如何改善大唐公司的办公环境? (2)对职员个人办公环境该如何整理? (3)如何才能创造办公环境的和谐与舒适? 2. 分析讨论: (1)对于上班可以带小孩、带宠物的办公环境,你怎么看待,赞成还是 反对? (2)比较人性化的办公环境设计与整洁有序的办公环境设计,如果你是 老板,你倾向于采用哪一种?谈谈你的看法。

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评论者:baihua [!--pltime--]
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