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对办公室管理工作的几点思考

投递时间:2019-05-13 23:47:33感谢『』投递来源:

[导读]中国人。

  办公室管理工作在机关事业单位中至关重要,工作内容相对复杂,需要协调多个部门之间的工作,在协调运转方面充当着越来越重要的作用。现阶段,由于各种因素的影响,办公室管理工作还存在许多问题,使得办公室工作难以协调,工作效率下降。因此,在办公室管理工作中,要不断创新,改进管理方法,适应当前的工作环境,提高单位工作人员的专业素质和能力,才能不断提高工作水平。

  办公室管理工作需要处理的内容较为复杂,在协调上下级以及各部门之间关系中发挥着巨大的作用,其主要特点有以下几个方面:

  在事业单位的实际工作中,办公室需要上下沟通,内外协调。对内,办公室管理需要协调各部门之间的工作,进行各个层次、各个部门之间的沟通,传达领导的工作部署安排;对外,办公室要负责接待,处置上级、同级和下级以及其他单位的来信来访工作联络,是一个单位的门面。因此,办公室管理工作具有一定的关键性。

  办公室需要处理单位中大量的文件和政务,在单位的日常工作中,需要对文件进行管理,对工作的进度进行监督,对领导布置安排的工作进行全面协调和落实,保证工作按时顺利完成,避免对单位工作造成影响。因此,办公室管理工作具有一定的督办性。

  办公室工作还包括领导的日常工作安排,为领导的工作决策做好前期准备。在适当的时候为领导出谋划策,提供有效信息和建议,帮助领导打理细节问题,辅助领导工作的完成。因此,办公室管理工作具有一定的参谋性。

  现阶段办公室工作人员已经越来越年轻化,工作人员普遍存在一个问题就是自我意识过强,工作人员比较个性,在办公室管理中难以协调,工作人员普遍缺乏服务意识,不懂得全局观念,大局意识。经常出现对来访者的接待、对部门之间的联络工作不到位的现象,导致了工作不能顺利开展,影响单位内部各部门之间的合作,影响总体工作开展。

  现阶段大部分事业单位的办公室管理都没有一个完善的机制,管理制度长期存在不合理性。老旧的办公室管理制度并没有在各部门之间形成有效的链接,导致办公室工作很难协调。一方面在面对一些新问题时不能有效而及时处理,另一方面工作过程中的信息、文件经常会出现不能及时传递或是传递信息错误的情况,导致工作的延误甚至出现错误,影响工作的效率和单位的整体形象。

  现阶段,随着全社会的变化发展,许多事业单位都面临着转型,因此许多之前的工作方式都在进行着改变,需要处理的工作量也随之增加。内部的文件、信息资料等也需要重新整理,工作内容不断地重新编排,都给办公室工作带来了新的压力。办公室管理工作需要制定新的管理方案,协调现阶段各部门之间的关系,以便在巨大的工作压力之下,办公室工作能有条不紊,顺利开展。

  在面对现有的问题时,如何调整管理方式,进行更好的办公室工作管理十分重要,以下是针对办公室管理工作现状提出的几点建议:

  办公室是协调上下级,协调单位各部门之间的工作枢纽,具有一定的服务性质。在办公室工作管理中,做好上传下达、各部门衔接、与其他单位联络等关系着外界对本单位整体的评价。增强工作人员的服务意识对于办公室管理工作十分重要。增强员工的服务意识需要从以下几个方面入手:第一,要向工作人员强调服务意识的重要性,让每一位工作人员明白,服务意识直接关系着工作的质量,好的服务才能帮助工作顺利达成,给工作人员自己带来良好的形象,对以后的职业生涯有着巨大的帮助;第二,对工作人员进行一些专业的培训,例如简单的心理学、领导学等相关知识的培训,提升员工的洞察力和分析力,帮助员工提升服务质量;第三,鼓励工作人员之间多沟通交流经验,将理论知识与身边的实际情况相结合,总结工作中的优点和不足,尽快提升自己。

  许多单位中旧的管理制度已经不完善,尽快建立新的制度,完善办公室工作流程,让各部门之间协调起来,形成一个完整的工作流程,办公室工作才能有序开展。完善办公室管理机制需要从几个方面进行。

  完善办公室工作流程。工作流程的混乱是大部分单位长期存在的问题,这种情况导致了许多问题不能清楚地找到相关负责人、工作贻误、人员之间互相推诿等现象。因此,完善办公室管理机制的第一步是建立完善的工作流程。将办事工作人员的职责做一个明确的分配,每件事、每项工作都具体到个人,在处理相关工作时能直接找到相关的负责人。将单位工作制定一个固定的流程,每项工作按照流程层层报批,避免出现过程混乱。这样一来每项工作的开展和运行过程都有章可循,得以保证工作的顺利进行。

  做好上下沟通的枢纽工作。为了保证单位各项工作能够顺利进行,办公室工作人员必须要保证上下级沟通顺畅,工作中的重要信息必须及时上传下达,保证信息传递的准确性和有效性。领导下达的命令需要第一时间传达给相关人员,保证工作尽快执行到位,办公室工作人员也需要及时将工作中遇到的问题进行反馈,以使问题在第一时间得到解决。这样一来才能保证单位各项工作不被贻误,避免因信息传递不及时而造成的工作无法完成,给单位带来损失。返回搜狐,查看更多

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