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办公室人员应该如何做好接待工作

投递时间:2019-04-13 04:34:00感谢『』投递来源:

[导读]中国人。

  办公室人员应该如何做好接待工作_工作总结/汇报_总结/汇报_实用文档。办公室人员应该如何做好接待这方面工作 接待工作是各级机关的一项常规性工作。 接待工作水平高低能够 集中反映一个地方一个部门的整体形象, 能够展示出接待人员的素质 和能力,同时对于推动工作开展也具有十

  办公室人员应该如何做好接待这方面工作 接待工作是各级机关的一项常规性工作。 接待工作水平高低能够 集中反映一个地方一个部门的整体形象, 能够展示出接待人员的素质 和能力,同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。 ? ? ? ? 接待工作主要由各级机关的办公室来承担。总体要求是: 热情周到,耐心细致,规范有序,客人满意。在具体操作中应注意把 握好以下几个环节。 ? ? ? ? 一、认真细致地做好接待前准备 ? ? ? ? 接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首 先,要沟通情况,了解意图。在接到上级机关或对方的明传电报或电 话后,要立即向有关领导汇报,并主动与对方取得联系,了解清楚上 级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等,还要掌握上 级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活 动的方式等等,以便安排好餐饮、住宿、车辆,确定参观或座谈地点 等各项工作。 其次, 要周密考虑, 制定方案。 在了解掌握以上情况后, 要制定好接待方案, 主要包括所需材料的准备、 迎接引导、 座谈汇报、 食宿宴请、参观考察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、 结束送行、注意事项等。方案中的每项任务、每一个环节都要细化到 单位和责任人。制定方案时要注意上级机关与兄弟单位的区别,因人 而宜,根据需要妥贴安排。方案制定之后,要送有关领导审阅,待领 导审定后,及时通知有关人员或召开专题会议详细安排,让每个参与 人员都明确自己的职责和任务。 接待方案在执行中要根据需要随时调 整,并及时通知有关工作人员。 ? ? ? ? 二、热情周到地做好接待中服务 ? ? ? ? 在具体接待工作中,要安排好迎接、座谈、食宿、参观、 送行等工作,并注意搞好协调配合,使各个环节衔接妥当。 ? ? ? ? (一)迎接引导,沿途介绍。对接待者来讲,来访的都是客 人,要尽好地主之谊,尽量为客人提供方便。迎接时要根据客人人数 安排好接待车辆, 参加迎接的人员要与客人在级别或身份上对等或稍 低一点,并提前到达与客人约定的地点。接到客人后,沿途要主动向 客人介绍景观或接待安排情况,征求意见,让客人对此次活动有大体 的了解,特别要注意别冷场,要显示出热情。迎接引导客人还要注意 引导客人时自己行走的位置、问候握手时的动作、介绍双方领导的顺 序、乘坐车时的礼节等。 ? ? ? ? (二)座谈交流,服务周到。接待活动中如有座谈,要根据 人数提前安排好座谈的地点。房间安排要适中,人少房大,显得太空 落;人多房小,显得太拥挤。座谈地点要注意悬挂横标、座次摆放、 茶水供应、花草、音响照明、材料摆放等事项。 ? ? ? ? (三)食宿宴请,妥善安排。住宿要根据需要进行安排,事 先打印好房间号,与日程安排、作息时间、就餐地点等一并发至客人 手中。就餐要严格按照接待标准,突出地方特色,根据客人习惯安排 就餐方式,特别要注意饮食卫生。宴请时当地参加人员应与客人对等 或高半格,并安排好座次、致词等。 ? ? ? ? (四)参观考察,精心准备。参观考察要提前安排好车辆, 人多时注意将车辆编号,引导客人按顺序乘坐。根据需要前面可安排 引导车辆,交待清楚行走路线。每个参观点要提前准备好茶水或矿泉 水,并要有专人做情况简介,同时要安排好休息地点、方便地点等。 ? ? ? ? (五)注意送行,善始善终。活动结束后应安排好送行,不 能来时热情迎接,走时冷冷清清,导致整个接待效果大打折扣。工作 人员可先帮助客人订好车票,届时做好送站工作。送行时要到客人住 地送行,等客人乘坐的车辆启动后再离开。 ? ? ? ? 三、及时全面地做好接待后总结 ? ? ? ? 整个接待活动结束后, 接待人员要对本次活动进行认真全 面的总结,看看哪些方面是客人最满意的,哪些方面还存在一些问题 或不足,好的方面要继续发扬,不足之处注意弥补改进。要通过总结 不断提高接待质量和效率,使今后的接待工作责任分工明确,头绪层 次清楚,既让客人满意,又能降低接待成本。此外,接待中如安排有 留影照像,要及时将照片寄给客人。 ? ? ? ? 一个地方或部门能不能给客人留下良好的印象, 除了这个 地方的典型工作、城市建设和景点之外,接待人员的素质也是一个重 要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪,在接待时要衣着整 洁得体,言谈热情文雅,举止庄重大方,注意把握分寸,掌握尺度, 做到朴实、真诚、热情,使客人有“宾至如归”的感觉。同时,工作人 员要注意平时的学习积累,了解掌握各方面的知识,特别是对本地本 部门的情况要了如指掌,以便更好地做好接待工作。 茶会 从主题场地到座次的安排 所谓茶话会,意在联络老朋友、结交新朋友的具有有对外联络和 进行招待性质的社交性集会。 它则往往是重点不在 “茶” 而在于 , “话” 。 茶话会,其主题大致可分为如下三类:其一,以联谊为主题。其 二,以娱乐为主题。其三,以专题为主题。茶话会的主要与会者。 大体上可被区分为下列五种情况:其一,本单位的人士。其二, 本单位的顾问。其三,社会上的贤达。其四,合作者中的伙伴。其五, 各方面的人。 通常,辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难 挫折之时等等,都是酌情召开茶话会的良机。举行茶话会的最佳时间 是下午四点钟左右。有些时候,亦可将其安排在上午十点钟左右。茶 话会时间的长度,可由主持人在会上随机应变,灵活。若是将其限定 在一个小时至两个小时之内,它的效果往往会更好一些。

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评论者:baihua [!--pltime--]
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